W celu sprowadzenia ciała osoby zmarłej za granicą do Polski, należy w pierwszej kolejności wystąpić z wnioskiem o wydanie odpowiedniego zezwolenia do właściwego starosty (burmistrza lub prezydenta miasta) w zależności od miejsca planowanego pogrzebu ( dla miasta Bielska –Białej – do Wydziału Gospodarki Miejskiej, Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej pl. Ratuszowy 7).
Prawo do wystąpienia z wnioskiem ma najbliższa rodzina: małżonek, dzieci, wnuki i prawnuki, rodzice, dziadkowie i pradziadkowie oraz rodzeństwo, ciotki, stryjowie.
Wydanie decyzji jest bezpłatne. Starosta (burmistrz lub prezydent) ma na wydanie decyzji 3 dni.
Po wydaniu, decyzja powinna być przekazana do konsulatu faksem lub doręczona w inny sposób. Na podstawie tej decyzji oraz dokumentów wymienionych poniżej konsulat wyda zaświadczenie pozwalające na przewóz zwłok lub prochów do kraju.
Do konsulatu musi być również zawieziona trumna z ciałem lub urna z prochami. Przed transportem pracownicy placówki muszą je opieczętować. Do transportu używa się specjalnych trumien metalowych, których dno wyposażone jest w substancję chłonną o grubości 5 cm. Zakład pogrzebowy musi ją zalutować hermetycznie. Po opieczętowaniu przez konsulat, jest ona dodatkowo umieszczana w drewnianej trumnie lub skrzyni.
Urna z prochami też musi być metalowa i powinna być dodatkowo zabezpieczona urną drewnianą. W obu przypadkach, konsulat zażąda od nas zaświadczeń. W przypadku trumny, z biura pogrzebowego, że została zamknięta zgodnie z wymaganiami, w przypadku urny – zaświadczenia o kremacji.
Za wydanie pozwolenia na transport ciała do Polski pobierana jest opłata. Na terenie Unii Europejskiej wynosi ona kilkadziesiąt euro.
Jeśli rodzina nie jest w stanie pokryć kosztu sprowadzenia ciała do Polski, nieżyjący zostanie pochowany na terenie kraju, w którym zmarł. Na koszt gminy i zgodnie z obowiązującymi w niej zwyczajami.
Po sprowadzeniu zwłok do Polski należy dokonać zgłoszenia (umiejscowienia) zgonu w Urzędzie Stanu Cywilnego właściwym dla miejsca pochowania ciała.
Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie pozwoleń i zaświadczeń na przewóz zwłok i szczątków ludzkich (Dz. U. 249 z dnia 27.12.2007 r. poz. 1866)